در این مرحله تمام برنامه ریزی های صورت گرفته، با توجه به منابع در اختیار و محدودیت‌های موجود اجرایی می شوند. فعالیت های اصلی و اجرایی پروژه در این مرحله آغاز شده و الزامات و نیاز های دیگری که پیش از این حس نمیشد از این پس به شدت احساس شده و توجه خاص و جدی ای میطلبد.

نظارت و کنترل

مهم ترین و اساسی ترین مفهومی که از این مرحله نقش جدی ای به خود میگیرد، نظارت و کنترل است؛ نظارت بر نحوه و روند پیشرفت پروژه و همچنین کنترل منابع و مصارف یکی از اصول مهم و اساسی است که در صورت عدم توجه درست و اصولی به آن می تواند پروژه را با شکست مواجه کند. نظارت درست و اصولی می تواند تا حدود بسیار زیادی از مشکلات جلوگیری کند و حتی در صورت وقوع اتفاقی با نظارت مطلوب و کاربردی میتوان سریعا وارد فاز اصلاح شده و از منحرف شدن مسیر کلی پروژه جلوگیری کرد.

جلسات

برگزاری جلسات برای بهبود عملکرد یک تیم بسیار مهم است چون فرصتی فراهم می کند تا اعضای تیم در یک محیط راحت و مشارکتی درباره افکار، ایده ها و نگرانی های خود صحبت کنند. اعضای تیم می توانند از زمان جلسه خود برای به اشتراک گذاری بازخوردها با همکاران، برای توسعه و ایجاده ایده ها و استراتژی های خاص استفاده کنند. ایجاد فضایی برای کارمندان برای به اشتراک گذاری اطلاعات خود با یکدیگر، تصمیم گیری گروهی و ارائه گزارش از پروژه های در دست، این امکان را به آن ها می دهد تا به عنوان یک تیم ارتباط قوی تری با یکدیگر برقرار کنند. این فضا می تواند سطح انرژی، فرهنگ کار تیمی و همکاری بین آن ها را نیز افزایش دهد.

گزارشات عملکرد

مشارکت کارفرما يا ذينفعان پروژه يک امر مهم در مديريت هر پروژه اي محسوب مي شود. ارائه گزارش عملکرد مناسب از پروژه، تأثير بزرگي در نتايج پروژه خواهد داشت. حتي مي توان از گزارش عملکرد پروژه دريافت که يک پروژه به نتايج تعيين شده خود خواهد رسيد يا خير. وقتي يک پروژه به پايان مي رسد شما به عنوان يک مدير پروژه بايد در مورد بعضي مسائل به ذینفعان و سهامداران پاسخ دهيد. اين مسائل مي توانند پرسش هايي مانند «آيا پروژه موفقيت آميز بوده است؟»، «چه چيزهاي مي توانسته به بهتر بودن نتيجه کمک کند؟»، «آيا به کارايي مطلوب دست يافته اند؟»، «آيا هزينه ها به درستي مصرف شده اند؟» باشد.براي پاسخ دادن به اين سؤال ها، شما به مستندات محکمي احتياج داريد تا به پاسخ هايتان اعتبار بدهيد. بنابراين ضروري است که براي اندازه گيري ميزان موفقيت يا شکست پروژه بايد يک مکانيزم داشته باشيد. گزارش پروژه شامل اطلاعاتي از عملکرد پروژه مربوط به هزينه هاي پروژه، کيفيت، سود، ريسک ها و پتانسيل هاي بهبود پروژه می باشد.

از جمله فواید گزارش عملکرد پروژه نیز میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• گزارش پروژه دربردارنده يک تصوير شفاف شامل نقاط ضعف و ريسک هاي موجود مي باشد. بنابراين کمک مي کند براي پروژه هاي آينده آمادگی لازمی به دست آید. در اين صورت مي توان تشخيص داده شود بايد انتظار چه ريسک ها يا مشکلاتي را داشت و يا چگونه آن ها را از بين برد.

• يک گزارش عملکرد پروژه مي تواند کمک کند پيشرفت پروژه با خط مبناي پروژه مقايسه گردد. بنابراين در طول اجراي پروژه مي توان از اين گزارشات استفاده کرد و به سرعت واکنش لازم را نشان داد.

• می توان تشخيص داد آيا منابع مورد استفاده کافي بوده اند يا خیر و براي تخصيص منابع در پروژه هاي بعدي از اين تجربه استفاده شود.

• می توان در پروژه هاي بعدي تا حدودي تشخيص داد که تا چه ميزان انتظارات ذینفعان و سهامداران برآورده خواهند شد.