در فاز اول اجرای اصولی و درست هر پروژه می بایست تعریف پروژه (Define the Project) انجام گیرد. در این مرحله و در ابتدایی ترین گام، موضوع پروژه مشخص میگردد. اینکه چه اموری چگونه و با چه کیفیتی انجام گیرد همواره از جمله اموری است که در بسیاری از پروژه ها به عنوان معضل شناخته شده و سبب بروز مشکلات متعدد در مراحل مختلف اجرا میشود؛ با توجه به نکته بیان شده میتوان به اهمیت این موضوع پی برد و بیان کرد که اساس و پایه پروژه در این مرحله و با مشخص کردن محدوده پروژه، اقلام تحویل دادنی و مواردی از این قبیل مشخص میگردد.

یکی دیگر از مباحث و تعاریفی که در این مرحله مطرح می گردد محدوده پروژه (Project Scope) است. محدوده پروژه در واقع مشخص کننده اهداف پروژه میباشد که که مجموعه فعالیت های پروژه برای دستیابی به آن ها طراحی و تعریف شده است لذا باید به طور صحیح و اصولی نیز مدیریت گردد. مدیریت محدوده پروژه را میتوان به مدیریت فرآیندهایی نسبت داد که سبب تعریف و مشخص شدن محدوده دقیق یک پروژه شده و همچنین سبب حصول اطمینان از صحت این موارد می گردد.

در این فاز علاوه بر مشخص کردن کلیات پروژه، امور مهم دیگری صورت میگیرد که در ادامه به توضیح مختصری از آن ها پرداخته میشود.

تحقیقات بازار ، یک ارزیابی گسترده و جامع با هدف امکان سنجی برای ارائه محصول یا خدمات جدید می باشد. درواقع تحقیقات بازار به سازمان ها و کسب و کارها این امکان را می دهد تا با کشف بازارهای هدف و بررسی دقیق فرصت ها و موقعیت های موجود ، تصمیمات آگاهانه تری بگیرند. کمکی که یک پروژه تحقیقات بازار به کسب و کارها می کند و آنها را از خسارات و ضررهای هنگفت در آینده نجات می دهد ، بسیار گسترده و مفید است. ارزیابی و بررسی دقیق بازار از جهات مختلف و دسترسی به آمارهای دقیق در هر حوزه به خصوص درباره شرکت ها و کمپانی هایی که قصد خرید مواد اولیه ، تولید محصول در مقیاس انبوه یا واردات آن را دارند به مراتب پر اهمیت تر می باشد.

اطلاعاتی که تحقیقات بازار به ما می دهد بسیار ارزشمند است و در زمینه تعیین قیمت محصول ، زمان انتشار ، تعیین اولویت دهی تبلیغاتی ، تنظیم استراتژی ها و غیره تاثیرگذار خواهد بود. اهداف شرکت های مختلف از راه اندازی پروژه تحقیقات بازار متفاوت است ، برخی شرکت ها قصد تولید یا واردات یک محصول جدید را دارند و می خواهند از این طریق نیاز سنجی کنند. برخی از کسب و کارها در فرآیند قیمت گذاری از آمارها و دیتاهای موجود در بازار و قدرت خرید مردم استفاده می کنند. بعضی دیگر برای تعیین استراتژی های تبلیغاتی و بازاریابی یا تعیین اولویت ها و تامین منابع انسانی از این شیوه کمک می گیرند. در تمامی این حوزه ها ، تحقیقات بازار یک کار ضروری و بسیار مفید است که با نتایج و آمارهای ارزشمند باعث اتخاذ تصمیمات هوشمندانه می شود. به خصوص این روزها که رقابت شدیدی در بازارهای مختلف وجود دارد و صاحبان کسب و کارها تلاش زیادی برای پرزنت محصولات و بازاریابی می کنند ، پروژه تحقیقات بازار می تواند به منزله یک برگ برنده برای سیستم و مجموعه شما باشد.

به طور کلی می توان گفت که در «مطالعات امکان سنجی» (طرح توجیهی) (Feasibility Study) مطلوب بایستی اجزای اصلی و پیامد های پروژه صنعتی مورد نظر، مورد تحلیل قرار گیرد. در واقع این مطالعه بایستی عوامل مهمی که با تولید یک محصول خاص ارتباط دارند را همراه با برخی روش های جایگزین برای تولید این محصول، معین کند و آنها را تحلیل نماید.

بسیاری از «مطالعات امکان سنجی» دارای پوشش یکسان و یا مشابهی می باشند که هر چند با توجه به عواملی از قبیل ماهیت صنعت، بزرگی و پیچیدگی واحد تولیدی مورد نظر از یک سو و سرمایه گذاری و سایر هزینه های مربوط، از سوی دیگر ممکن است از نظر جهت گیری و تاکید مسائل مورد اشاره، تفاوت زیادی داشته باشند، اما در کل لازم است که «مطالعات امکان سنجی» (طرح توجیهی) مطلوب، اجزای اصلی و پیامدهای یک پروژه صنعتی را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد، مخصوصا هر نوع نارسایی در این زمینه، سودمندی مطالعه را محدود می کند.

«مطالعات امکان سنجی» (طرح توجیهی)، هدف نیست، بلکه وسیله ای برای گرفتن تصمیم درست در مورد سرمایه گذاری مورد نظر است که لزوما این تصمیم موافق با نتایج حاصل شده از مطالعات نمی باشد.